Mediengestalterin liebt ihre Nextcloud – vor allen Dingen zwei Funktionen

Kein Kommentar Autor: Jürgen (jdo)

Erfolgsgeschichten sind ja irgendwie immer schön. Auch wenn die Nextcloud sicherlich nicht perfekt ist, kommt es auf den Anwendungsfall an, ob Du die private Cloud erfolgreich einsetzt oder nicht. Bei vielen Anwendern mit sehr viele kleinen Dateien, sind andere Lösungen sicherlich besser geeignet. Es gibt aber auch Leute, die mit der Nextcloud rundum zufrieden sind.

Tipp: In diesem Beitrag zeige ich Dir Schritt-für-Schritt, wie Du die Nextcloud unter Ubuntu 18.04 LTS Server installierst. Mit ein bisschen Mehraufwand, bekommst Du auch Collabora Online (LibreOffice Online) ans Laufen und integrierst Deine eigene Office Suite in die Nextcloud.

Mediengestalterin möchte nicht mehr ohne Nextcloud arbeiten

Die Mediengestalterin verwendet macOS, aber das ist in Ordnung. Es gibt einen Desktop-Client für Apple-Systeme und damit ist der Teil abgedeckt. Synchronisation funktioniert und es müssen auch nicht alle Verzeichnisse synchronisiert werden. Künftig wird der Bereich durch das virtuelle Laufwerk noch besser. Digitale Nomaden dürften davon besonders profitieren, wenn man alle Daten auf einem Server haben kann, aber nur mit einem leichten Notebook reisen kann. Die Daten sind schließlich auf Abruf verfügbar.

Die Daten sind also in der Cloud und sollte wirklich einmal der Rechner den Geist aufgeben, besteht eine Kopie der Daten. Ich habe aber dennoch darauf hingewiesen, dass eine Synchronisation in die Cloud kein vollwertiger Ersatz für ein Backup ist. Die Daten sollten nach Möglichkeit noch anderweitig gesichert werden, vielleicht auf einen externen Datenträger. Vor allen Dingen, wenn Du unterwegs bist, schadet ein Backup der aktuellen Daten nie. Ich verwende zum Beispiel für das kurzfristige Backup von Unterwasserfotos gerne kleine USB-Sticks mit 64 oder 128 GByte. Die sind so klein, dass ich sie am Notebook stecken lassen kann. Die Dinger gibt es in der Zwischenzeit sogar mit 256 GByte* und sie sind erschwinglich.

Dateien ablegen (nur Hochladen) statt FTP

Was der Mediengestalterin die Arbeit unglaublich erleichtert, ist eine Funktion, die sich Dateien ablegen (nur Hochladen) nennt. Laut eigenen Angaben benutzt sie die Funktion häufig und das hat mehrere Gründe.

Früher musste sie für jede Kundin oder für jeden Kunden ein FTP-Konto anlegen. Klar, es lassen sich Dateien auch via E-Mail schicken, aber das ist umständlich. Nun konfiguriert sie pro Kunde einen Ordner und schickt ihnen den entsprechenden Link. Die Kunden laden dort Dateien hoch und die Dateien synchronisieren sich danach automatisch auf den Rechner. Du brauchst also keinen separaten FTP-Client. Das ist praktisch und der Verwaltungsaufwand verringert sich enorm.
Kunden können kein Chaos anrichten, da sie Daten lediglich hochladen können. Sie kann ganz normal mit einer Ordnerstruktur arbeiten und es kommen einfach neuen Daten hinzu, die sich entsprechend verschieben lassen.
Die Kunden müssen keinen FTP-Client einrichten. Du musst ihnen keine Anleitung schicken, wie sie Dir denn nun die Daten zukommen lassen können und so weiter. Die Mediengestalterin richtet die Freigabe ein, verschickt den Link und die Kunden müssen lediglich die Dateien in das Fenster ziehen.
Ist das Projekt abgeschlossen, muss sie nur die Freigabe entfernen und es kommen keine weiteren Daten hinzu. Verglichen mit einer Verwaltung von FTP-Konten ist das wesentlich angenehmer.

Nextcloud: Dateien ablegen (nur Hochladen) – ersetzt FTP

Einige Kunden sind auch so diszipliniert, dass sie denen Ordner freigibt, die sie auch bearbeiten können. Dort liegt meist eine geordnete Struktur und es werden entsprechend Daten ausgetauscht.

Um einen Ordner freizugeben und den Link zu teilen, musst Du nicht das Web GUI aufrufen. Du kannst das auch über den Desktop Client und sogar über die mobile App. Weiterhin ist es nicht notwendig, einen Nutzer auf dem System anzulegen. Praktisch, oder?

Ablaufdatum direkt in der Nextcloud setzen

Eine weitere Funktion, die sie viel einsetzt, ist Setze ein Ablaufdatum. Das finde ich interessant, denn auch ich selbst nutze die Funktion sehr viel. Der Vorteil ist einfach, dass Du nicht vergessen kannst, den geteilten Link wieder zu entfernen und es sammeln sich nicht Dutzende oder Hunderte Freigaben an.

Die Mediengestalterin geht dabei ähnlich wie ich vor. Sie verschickt keine Dateien per E-Mail mehr, sondern Freigaben, die auf die Nextcloud zeigen. Dabei haben wir festgestellt, dass wir beide recht großzügig beim Ablaufdatum sind. Wir nehmen oft 2 bis 4 Wochen. Der Zeitrahmen hat sich bisher als ausreichend erwiesen.

Die Links sind relativ kryptisch und lassen sich schwer erraten. Handelt es sich um eine eher wichtige oder sensible Datei, darfst und solltest Du der Freigabe noch ein Passwort spendieren.

Wie sieht es mit weiteren Funktionen aus?

Interesse gibt es auch an der Nextcloud Talk. Sie meint allerdings, dass die Funktion in Sachen intuitive Anwendung noch viel Luft nach oben hat. Da kann man nicht wirklich widersprechen. Will man mit Kunden kommunizieren, funktionieren eben Messenger wie zum Beispiel Threema einfach intuitiver. Du kannst aber die Nextcloud für das Backup von Threema nutzen!

Die Bildergalerie mag sie. Kalender und Kontakte interessieren sie, hält aber an ihrem momentanen System fest. Never change a running system ist wohl eine Erklärung dafür.

Das integrierte LibreOffice Online findet sie praktisch, sollte sie den eigenen Rechner nicht zur Hand haben. Dennoch benutzt sie lieber die lokale Installation von LibreOffice. Das kann ich nachvollziehen, muss ich zugeben. Persönlich würde ich das LibreOffice Online sogar öfter nutzen, aber für mich ist sehr wichtig, dass ich Links via Strg + C und Strg + V in den Text einfügen kann. Das klappt aber bei CODE (Collabora Online Development Edition) derzeit nicht und hat solange ich es kenne noch nie funktioniert.

Auf jeden Fall siehst Du, dass Dir die Nextcloud gut helfen kann, wenn Du viele Dateien mit anderen Leuten austauscht. Hantierst Du immer noch viel mit FTP und dergleichen, dann ist ein solches Drop-System auf jeden Fall einen genaueren Blick wert. Du sparst Dir viel Verwaltung und gibst Ordner zum Hochladen mit wenigen Mausklicks frei.

Im Fall der Mediengestalterin funktioniert die Nextcloud sehr gut. Sie bekommt oft wenige, dafür mittelgroße bis große Dateien. Sie spart sich den kompletten Verwaltungsaufwand via FTP. Die Zusammenarbeit mit den Kunden hat sich laut ihrer Aussage deutlich verbessert.

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