Moderne Arbeitszeiterfassung mit edtime spart Zeit und Geld

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Arbeitszeiterfassung mit Excel ist nicht mehr zeitgemäß und trotzdem wird es noch praktiziert. Eigentlich war die Methode außer in den Anfängen der IT schon immer ein Provisorium. Dass Provisorien bekanntlich am längsten halten, ist bekannt. Interessant ist tatsächlich, dass Excel bis heute als Datenbank missbraucht wird, obwohl es keine ist. Für eine vernünftige Arbeitszeiterfassung ist eine Software wesentlich besser, die genau für diese Aufgabe spezialisiert ist. Auf den ersten Blick sieht das wie zusätzliche Kosten aus. Werden die entsprechenden Spezial-Programme aber geschickt eingesetzt, spart die Firma unterm Strich Geld.

Wird die entsprechende Excel-Datei auch noch lokal oder im eigenen LAN benutzt, gibt es an dieser Stelle ein hauptsächliches Problem. Brauchen mehr Leute Zugriff auf die Daten, muss sie sich auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk befinden. Öffnet eine Person die Datei, wird sie aber für andere gesperrt, beziehungsweise ist sie schreibgeschützt. Ein modernes Programm mit einer Datenbankanbindung sperrt nicht den gesamten Dienstplan, sondern macht gezielt Änderungen.

Bei internen Cloud-Lösungen kann es mit gesperrten Dateien ebenfalls Probleme geben. Die Sperr-Datei wird vielleicht nicht synchronisiert und zwei Leute arbeiten nun an einem Dokument, würden sich also gegenseitig überschreiben. Das sorgt für Dokument-Konflikte und führt zu Missverständnissen, im schlimmsten Fall zu Datenverlust. Mit Excel funktioniert eine Dateisperre via Nextcloud derzeit zum Beispiel nicht, mit LibreOffice schon. Auf ed-portal.de bietet eurodata Software zur Arbeitszeiterfassung an, bei dem das Programm edtime solche Szenarien einplant. Die Personalabteilung muss sich nicht den Kopf zerbrechen, wer wann welches Dokument bearbeitet.

Firmen müssen sich nach Lösungen umsehen, da die Arbeitszeiterfassung laut eines EuGH-Urteils vom letzten Jahr verpflichtend ist. Die Gesetzgeber der einzelnen Länder müssen das Urteil umsetzen und ein entsprechendes Gesetz ist unterwegs.

Datenschutz und MiLoG-konform

Natürlich könnte man nun argumentieren, dass es auch eine Live-Version von Excel gibt und die Personalabteilung gleichzeitig an einem Dokument arbeiten kann. Das ändert aber den Fakt nicht, dass Excel einfach keine Datenbank ist.

Hinzu kommt noch, dass die Software edtime MiLoG-konform ist. In Deutschland gibt es bekanntlich einen Mindestlohn und auch eine Nachweispflicht zu den Entlohnungen. Sollten entsprechende Behörden nachfragen, kann das Unternehmen mit nur einem Klick MiLoG-konforme Dokumente erstellen. Alleine bei dem Gedanken, das mit einer Tabellenkalkulation umzusetzen, wird einem schwindelig.

edtime ist eine günstige Arbeitszeiterfassung

edtime ist eine günstige Arbeitszeiterfassung

Die Dienstplan-Software edtime unterstützt die Firma in Sachen MiLoG aber noch weiter. Kommt es zu möglichen Verstößen, bekommt der Anwender bereits eine Mitteilung von edtime und kann sofort reagieren. Prävention anstelle langwieriger Suche und Flickschusterei klingt nach einem Gewinner.

In Sachen Datenschutz ist ein Unternehmen bei der Arbeitserfassungs-Software edtime ebenfalls gut aufgehoben. Die Daten liegen in den Hochsicherheitsrechenzentren von eurodata, welche sich in Saarbrücken befinden und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind. Diese Zertifizierung bedeutet auch, dass alle hochgeladenen Dokumente gesetzeskonform archiviert und aufbewahrt werden.

Weitere tolle Funktionen der Arbeitszeiterfassung

Mit der Software verwalten Unternehmen gleichzeitig den Dienstplan. So können sich Firmen sehr schnell und übersichtlich anzeigen lassen, wer krank oder im Urlaub ist. Zeit ist bekanntlich Geld und je schneller ein Unternehmen auf Ereignisse reagieren und umorganisieren kann, desto besser ist das. Eine interessante Funktion in diesem Zusammenhang ist, dass sich die Personalabteilung auch die restlichen Urlaubstage der Mitarbeiter anzeigen lassen kann.

Die mobile Stempeluhr ist einfach modern. Sowohl auf Tablets als auch Smartphones lässt sich die App installieren. Geschützt ist sie durch eine PIN. Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, auch unterwegs Pausen, Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu hinterlegen. Der Workflow an dieser Stelle ist gestrafft, was ebenfalls wieder zu Zeitersparnis führen kann.

Es ist aber auch möglich, die Daten über einen handelsüblichen PC und einem Web-Browser einzutragen. Bei Außendienstmitarbeitern spart das möglicherweise einen Umweg ins Büro, wenn sie die Arbeitszeiten selbst eintragen können.

Das Unternehmen kann Mitarbeiter in Gruppen organisieren und davon so viele anlegen, wie es möchte. Das gilt auch für Standorte, sollte es mehr als eine Niederlassung geben. Natürlich lassen sich die beiden Funktionen verschachteln. Firmen dürfen Gruppen anlegen, die wiederum in Standorten organisiert sind.

Preise von edtime – sehr erschwingliche Arbeitszeiterfassung

Erleichtert das die Arbeitszeiterfassung und Mitarbeiter können die digitale Stempeluhr mobil auf dem Tablet oder dem Smartphone nutzen, egalisieren sich die Kosten mit hoher Wahrscheinlichkeit sehr schnell. Unterm Strich dürfte das jeweilige Unternehmen weniger Geld für Arbeitszeiterfassung ausgeben, wenn es das Tool geschickt und effizient einsetzt.

Viele kleinere und mittelständische Firmen ersticken oft im Bürokratie-Chaos. Es gibt so viele Auflagen und Fallstricke. Jede Hilfe ist willkommen und wenn sie dazu noch so günstig ist, sollten Unternehmen eine fortschrittliche Arbeitszeiterfassung in Betracht ziehen.

Schön ist immer, wenn man die Katze nicht im Sack kaufen muss. Ein Unternehmen darf das Zeiterfassungs-Programm edtime 30 Tage kostenlos testen. Das Beste an der Sache ist, dass der Test automatisch ausläuft. Das Unternehmen muss also kein Abonnement kaufen und daran denken, rechtzeitig zu kündigen. Das spricht für den Anbieter und das Vertrauen in sein Produkt. Bei diesen Konditionen ist edtime auf jeden Fall einen Blick wert.

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