Von Microsoft Office zu LibreOffice wechseln: Der Umstieg in sechs Schritten

Office 2021 und Office LTSC 2021 bekommen nach dem Support-Ende keine Sicherheitsupdates mehr. Word, Excel und PowerPoint starten zwar weiter, neue Lücken bleiben aber offen. LibreOffice ist der kostenlose Ersatz: Es öffnet und speichert DOCX, XLSX und PPTX und läuft unter Windows, macOS und Linux. Für Briefe, Rechnungen und einfache Tabellen ist der Wechsel schnell erledigt, mehr Planung brauchen dagegen Makros, Outlook-Daten und Dateien, die Du mit anderen gleichzeitig bearbeitest.

Microsoft selbst empfiehlt Microsoft 365 oder eine neuere Kaufversion, doch beides kostet Geld, und auch Office 2024 hat wieder ein festes Support-Ende. LibreOffice kostet nichts, braucht kein Abo und erscheint zweimal im Jahr in einer neuen Hauptversion. Die Schritte unten funktionieren unter Windows genauso wie später unter Linux, etwa nach einem Umstieg auf Linux Mint.

Was mit dem Support-Ende von Office 2021 wegfällt

Microsoft beendet den Support für die Kaufversionen von Office 2021 und für die Firmenversion Office LTSC 2021 am selben Tag. Danach gibt es keine Sicherheitsupdates, keine Fehlerkorrekturen und keinen technischen Support mehr. Laut Microsoft-Hilfe zum Support-Ende gibt es weder eine Verlängerung noch Extended Security Updates wie bei Windows 10.

Die Programme laufen nach dem Stichtag weiter, denn Microsoft sperrt nichts ab und Deine Lizenz bleibt gültig. Microsoft warnt aber ausdrücklich vor den Sicherheitsrisiken: Kritisch sind vor allem Dateien aus fremden Quellen wie Anhänge und Downloads, die Du mit Word und Excel öffnest. Für Publisher gibt es keine neue Version, Microsoft verweist auf Word und PowerPoint und empfiehlt, alte Publisher-Dateien als PDF zu speichern, solange Publisher läuft.

Lohnt sich LibreOffice für Dich?

LibreOffice besteht aus Writer für Texte, Calc für Tabellen, Impress für Präsentationen, Draw für Zeichnungen, Base für Datenbanken und Math für Formeln. Es ist freie Software und kommt ohne Lizenzschlüssel aus, die Frage ist also nicht der Preis, sondern Deine Arbeit, und dabei hilft die folgende Tabelle.

Makros: der häufigste Grund für Ärger

Word und Excel nutzen VBA, LibreOffice dagegen LibreOffice Basic mit einer eigenen Programmierschnittstelle. Laut LibreOffice-Hilfe laufen Makros deshalb bis auf wenige Ausnahmen nicht unverändert. Einige Excel-Makros führt Calc trotzdem aus, wenn Du unter Extras > Optionen > Laden/Speichern > VBA-Eigenschaften das Feld Ausführbarer Code aktivierst: LibreOffice schaltet dann eine begrenzte VBA-Unterstützung ein.

Bearbeitest Du nur Text und Zahlen in einer Makro-Datei und speicherst sie wieder im Microsoft-Format, bleibt der VBA-Code dank der Option Originalen Basic-Code wieder speichern erhalten. Hängt Deine Arbeit an einer großen Makro-Mappe, teste genau diese Datei zuerst. Läuft sie nicht, musst Du das Makro umschreiben oder für diese eine Aufgabe ein unterstütztes Microsoft-Produkt behalten.

Zusammenarbeit und Outlook

LibreOffice ist ein Programm für Deinen Rechner, gleichzeitiges Bearbeiten im Browser wie bei Microsoft 365 oder Google Docs gehört nicht dazu. Wer das braucht, nimmt Collabora Online, das auf LibreOffice aufbaut und zum Beispiel in Nextcloud läuft. Wie das geht, zeigt die Anleitung Collabora Online für Nextcloud per Docker einrichten. Kommentare und Änderungsverfolgung gibt es auch in Writer, beim Austausch mit Word solltest Du aufgezeichnete Änderungen aber kontrollieren.

Ein E-Mail-Programm hat LibreOffice nicht, der naheliegende Ersatz für Outlook ist Thunderbird. Dessen Import-Werkzeug übernimmt Konten, Nachrichten, Adressbücher und Kalender aus anderen Programmen. Laut Mozilla-Hilfe zum Import braucht der Outlook-Import aber ein installiertes Outlook, deshalb erledigst Du diesen Schritt, bevor Office vom Rechner geht.

Der Umstieg in sechs Schritten

Die Menüpfade stammen aus der offiziellen LibreOffice-Hilfe und gelten für Windows und Linux, auf dem Mac heißt Extras > Optionen stattdessen LibreOffice > Einstellungen. Office darf während der Umstellung installiert bleiben, denn beide Programme vertragen sich auf einem Rechner.

1. LibreOffice installieren

Lade LibreOffice von der offiziellen Download-Seite, wo es für Windows einen MSI-Installer für normale PCs (x86-64) und für ARM-Geräte gibt. Nimm dort die Version, die als erste angeboten wird, und wer lieber im Terminal arbeitet, installiert LibreOffice unter Windows mit dem Paketmanager winget:

winget install --id TheDocumentFoundation.LibreOffice -e

Unter Linux kommt LibreOffice aus den Paketquellen Deiner Distribution, und bei Linux Mint ist es schon nach der Installation an Bord.

2. Das Standardformat festlegen

LibreOffice speichert ab Werk im offenen Format ODF (ODT, ODS und ODP), und das änderst Du mit der Einstellung, die in der LibreOffice-Hilfe zu Laden/Speichern beschrieben ist:

1. Öffne Extras > Optionen > Laden/Speichern > Allgemein und gehe zum Bereich Einstellungen für Standard-Dateiformat und ODF.
2. Wähle unter Dokumenttyp zuerst Textdokument und danach Tabellendokument und Präsentation, denn jeder Typ hat eine eigene Einstellung.
3. Stelle bei Immer speichern als das gewünschte Format ein, also ODF oder das passende Microsoft-Format.
4. Entferne bei Bedarf den Haken bei Immer warnen, wenn nicht im ODF- oder Standardformat gespeichert werden soll.

Die Regel ist einfach: Tauschst Du die meisten Dateien mit Office-Nutzern aus, stellst Du DOCX, XLSX und PPTX ein; arbeitest Du vor allem allein, bleib bei ODF. Im Dialog Speichern unter kannst Du trotzdem jederzeit ein anderes Format wählen.

3. Schriften prüfen

Verrutschte Seiten haben fast immer mit Schriften zu tun, das bestätigt auch der Community-Blog der Document Foundation. Unter Windows gehören Schriften wie Calibri und Cambria zum System, LibreOffice nutzt sie dort einfach mit.

Unter Linux fehlen diese Schriften, deshalb ersetzt LibreOffice Arial, Times New Roman und Courier New durch die Liberation-Schriften mit gleichen Maßen. Für Calibri und Cambria gibt es Carlito und Caladea, die Du unter Ubuntu und Linux Mint so installierst:

sudo apt install fonts-crosextra-carlito fonts-crosextra-caladea

Fehlt eine Schrift weiterhin, legst Du unter Extras > Optionen > LibreOffice > Schriftarten eine Ersetzung fest und aktivierst Ersetzungstabelle anwenden. Die Ersetzung wirkt nur auf Anzeige und Druck, die Schrift im Dokument selbst bleibt unverändert.

4. Vorlagen übernehmen

Öffne Deine Word-Vorlage (DOTX) oder Excel-Vorlage (XLTX) in LibreOffice, prüfe das Layout und speichere sie über Datei > Speichern unter als ODF-Vorlage (OTT für Texte, OTS für Tabellen). In der Vorlagenverwaltung (Strg+Umschalt+N) holst Du sie danach über Verwalten > Importieren in eine Kategorie. Wie Du eine Vorlage zum Standard machst und wo es fertige Vorlagen gibt, steht in der Übersicht zu kostenlosen Vorlagen für LibreOffice und OpenOffice.

5. Daten übernehmen, solange Office installiert ist

• Sichere zuerst Deinen Dokumente-Ordner auf ein externes Laufwerk, damit beim Umzug nichts verloren geht.
• Normale DOCX- und XLSX-Dateien musst Du nicht umwandeln, denn LibreOffice öffnet sie direkt.
• Willst Du ganz auf ODF wechseln, wandelt Datei > Assistenten > Dokumentkonverter alle Office-Dateien eines Ordners um, die Originale bleiben dabei erhalten.
• Importiere Mails, Kontakte und Kalender aus Outlook in Thunderbird, solange Outlook auf dem Rechner ist.
• Speichere Publisher-Dateien direkt in Publisher als PDF, wie Microsoft es empfiehlt.
• Öffne kennwortgeschützte Dateien testweise in LibreOffice, und klappt das nicht, entschlüssle sie in Office und speichere sie neu.

6. Dateien zuordnen und Office entfernen

Damit ein Doppelklick auf eine Word-Datei LibreOffice startet, klickst Du im Explorer mit rechts auf eine DOCX-Datei und wählst Öffnen mit und dann Andere App auswählen. Markiere LibreOffice Writer und lege es als Standard fest, unter Windows 11 heißt die Schaltfläche dafür Immer. Wiederhole das für XLSX-Dateien mit Calc und für PPTX-Dateien mit Impress. Für Rechtschreibung und Grammatik lohnt sich LanguageTool als Erweiterung für LibreOffice.

Arbeite danach eine Woche nur mit LibreOffice, und läuft alles, entfernst Du Office unter Einstellungen > Apps, denn ein Office ohne Updates bleibt sonst ein offenes Einfallstor.

Typische Fehler beim Öffnen von DOCX und XLSX

Laut den Hinweisen zur Konvertierung in der LibreOffice-Hilfe wächst die Nacharbeit mit der Komplexität einer Datei. Ein schlichter Brief kommt sauber an, ein Formular mit Textfeldern, Formen und Makros braucht dagegen mehr Aufmerksamkeit, und diese Fehler begegnen Dir dabei am häufigsten:

Beim Fehler #NAME? lohnt ein Blick auf die Version, denn Funktionen wie XLOOKUP (im deutschen Excel XVERWEIS), FILTER, SORT, UNIQUE und LET kennt Calc erst seit LibreOffice 24.8. Mit einer älteren Version aus den Paketquellen einer Linux-Distribution tauchen solche Fehler daher häufiger auf, und ein Wechsel zur aktuellen Version von der Download-Seite löst sie meist.

Und wenn auch Windows gehen soll

LibreOffice sieht unter Linux fast genauso aus wie unter Windows, und wer das Büroprogramm zuerst wechselt, hat den schwierigsten Teil eines späteren Umstiegs schon hinter sich. Dokumente, Vorlagen und Handgriffe bleiben gleich, und weil Linux Mint LibreOffice und Thunderbird gleich nach der Installation mitbringt, musst Du nur die Schriften aus Schritt 3 nachinstallieren.

Wie ein Linux-Rechner für Menschen aussieht, die einfach nur arbeiten wollen, zeigt die Anleitung Linux für Eltern einfach und sicher einrichten. Dort geht es um Mint, Updates, Backups und Fernhilfe.

Häufige Fragen

Darf Office 2021 nach dem Support-Ende weiterlaufen?

Ja, die Lizenz bleibt gültig und die Programme starten weiter. Neue Sicherheitslücken schließt Microsoft aber nicht mehr, deshalb solltest Du damit zumindest keine Dateien aus fremden Quellen öffnen.

Lassen sich LibreOffice und Microsoft Office parallel installieren?

Ja, beide laufen nebeneinander. Welches Programm eine Datei per Doppelklick öffnet, legst Du über Öffnen mit fest, sodass Du in Ruhe testen kannst, bevor Du Office entfernst.

Müssen Word-Dateien vorher umgewandelt werden?

Nein, denn LibreOffice öffnet und speichert DOCX, XLSX und PPTX direkt; umwandeln lohnt sich nur, wenn Du dauerhaft auf ODF wechseln willst.

So entscheidest Du

Arbeitest Du ohne Makros und ohne gemeinsames Bearbeiten in der Cloud, steig jetzt um: Installiere LibreOffice, setz das Standardformat und teste Deine zehn wichtigsten Dateien. Zieh dann Outlook und Publisher um und entferne Office nach einer Probewoche. Hängen große Makro-Mappen oder die Zusammenarbeit über Microsoft 365 an Deinem Alltag, teste genau diese Fälle zuerst. Nur wenn sie scheitern, brauchst Du für diesen Teil weiterhin eine bezahlte Lösung.